Un meeting puede ser un momento de sota-caballo-rey, algo organizado “para cumplir”, algo que aburra a los asistentes y no consiga un impacto relevante. O puede ser un gran momento de inteligencia, estrategia y utilidad. Ahora… ¿qué hace que un meeting sea inteligente? Sigue leyendo esta disección de los componentes de un buen meeting.
Se dirige al cerebro… pero cuida el cuerpo. Sí, sí, primero cuidar el cuerpo. El bienestar del cuerpo es básico para que la gente se involucre, escuche, etc. Temperatura, aire, luz, espacio, altura de techos, texturas, tiempo sentado (¡la gente se tiene que mover para pensar bien!), brain food, momentos de relajación… El primer paso de un meeting inteligente es físico.
Es ameno. Segundo mandamiento: que la gente se lo pase bien. El aburrimiento en meetings no es el amigo del cumplimiento de objetivos. El buen ambiente ayuda a que la gente sea receptiva. Un moderador ameno, momentos de humor, ritmo, alternancia de varios tipos de comunicación… ayudan a que el evento sea un momento estimulante.
Tiene estrategia. No se hace para cumplir un ritual sino que responde a una reflexión estratégica. Empieza con objetivos bien pensados (conocerás los objetivos SMART, o MARTE en castellano), y tiene sentido en relación con otras acciones de la empresa, que alimenta y de las que se alimenta. ¿Piensas en tu meeting como un touch point en una relación?
Entiende el target. Parte de un conocimiento casi íntimo del target: quiénes son, qué les mueve, qué problemas suyos podemos solucionar… En ello, integra la psicología, y otras ciencias (sociología, neurología). Este conocimiento puede conseguirse pidiéndoles sus expectativas, pero también integrando el tema de big data, un ejercicio de segmentación precisa basada en todo lo que sabemos de él.
Empezar antes y acabar después. Un pre- que va más allá de la convocatoria (y plantea preguntas, sondeos, o envía contenidos para calentar) y acaba después con comunicaciones, feedback del asistente, success stories sobre lo que se ha comentado en el evento… Cambia el meeting de algo puntual a un proceso que construye el cambio que buscamos.
Es una conversación. Nadie sabe más que el conjunto de tus asistentes. Un buen meeting enseña cosas a los asistentes pero también les pide su opinión, sus ideas… de una conversación saldrán mejores ideas que de cualquier ponencia. Más allá de la votación en directo, tener momentos de puro crowdsourcing, debriefs por mesas, muros para apuntar ideas… es fundamental.
Es una experiencia, o mejor aún, un juego. El poder experimentar nos ayuda a comprender y recordar mejor el mensaje y si podemos gamificar el mensaje, lo recordarán mucho más. Esta experiencia tiene que dirigirse a los cinco sentidos. Si algunas conferencias empiezan a tener un DJ, no es para ser modernillo sino para crear el entorno sensorial que abre las mentes. Otro método no tradicional de comunicación, pero fundamental, es el storytelling. ¿La aplicas?
Aprovecha los recursos tecnológicos. Un meeting inteligente integra las tecnologías, que nunca toman primer plano sino que cumplen un objetivo muy claro de networking, participación, etc. Para algún meeting, un iPad puede ser un complemento perfecto para seguir una sesión, hacer preguntas, tomar notas, etc. Pero cada meeting tendrá sus herramientas.
Es sostenible. No olvides las 3 P: el meeting inteligente es rentable (optimizado a nivel económico), medioambientalmente responsable, y pensado para la gente (accesibilidad, legado al destino…).
De cada uno de estos puntos podríamos escribir un libro… pero te los dejamos como aspectos a no olvidar cuando planifiques tu próximo meeting. Y si quieres saberlo todo, el Meeting & Incentive Summit (Palacio Municipal de Congresos de Madrid, 17 de marzo), explicará estos conceptos y sobre todo, ¡te los hará experimentar!
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